by A utilização de e-mail pode trazer inúmeras vantagens para a motivação dos colaboradores e o bom ambiente geral da organização.
Uma forma simples de todos “vestirem” a camisola é a possibilidade de possuírem um endereço de correio electrónico que associa as duas identidades: a pessoal e a organizacional. Não custa e pode ser importante para o “status” individual.
Se tiverem orgulho na sua organização, os colaboradores divulgam o seu e-mail profissional pelas pessoas das suas relações. Não raro, essa difusão excede o estrito âmbito profissional. O e-mail é, também, uma vertente do “status” social.
Esta presença das marcas e das organizações, muito semelhante ao “passa a palavra”, é uma via útil para o posicionamento social da empresa. Uma organização amiga dos seus colaboradores, que reconhecem nela uma parte importante da sua vida, é uma óptima orientação para se perceber como actua no mercado. Afinal, os colaboradores são, também, clientes.
Para que o e-mail seja reconhecido como um aspecto da identidade individual, a sua definição deve ser cuidada. O nome integra a identidade pessoal e o e-mail faz parte da imagem individual. Se os colaboradores não se reconhecerem no endereço de correio electrónico que lhes é atribuído, evitam a sua difusão. Não raras vezes, a atribuição de nomes para o e-mail é entregue à responsabilidade do sector informático, cuja primeira acção é percorrer a lista telefónica interna para deduzir expressões que, muitas vezes, semelhantes às da programação.
O resultado é, muitas vezes, este: os colaboradores só aderem porque não têm alternativas. Este e-mail circunscreve-se a essa obrigação, não desempenhando qualquer outra função social, com prejuízo da organização que não retira todas as virtualidades do e-mail. A atitude mais correcta é perguntar aos visados por que nome preferem ser tratados, ou então, recorrer aos nomes profissionais.
Esta atitude promove o interesse e a participação num aspecto decisivo para a cultura da organização e para a própria vida dos colaboradores: a comunicação aumenta e todos passam a ser abrangidos pelo mesmo padrão.
Do ponto de vista das organizações, a forma de apresentação do e-mail também não deve ser descurada.
Regras para a construção do endereço de correio electrónico devem ser elaboradas de forma a ser intuitivas para os clientes. Desta forma, quando não tivermos presente o e-mail da pessoa que pretendemos contactar, basta sabermos a regra de construção para depressa chegarmos a conclusões. As organizações amigáveis facilitam o relacionamento com os clientes, transmitindo os seus padrões de comunicação.
